Relatiegeschenken en btw

Het is december, Kerst en Oud en Nieuw komen er weer aan. Als zzp’er kom je dan voor een keus te staan: ga je relatiegeschenken versturen? Bijvoorbeeld een kerstkaart of een presentje? En aan wie? Je klanten of je leveranciers of misschien wel allebei?

Zodra je besloten hebt wat je wilt gaan geven komt het volgende probleem: Hoe moet je die relatiegeschenken in de boekhouding verwerken?

Een zoekopdracht op google levert al veel verschillende antwoorden op. Veel hiervan is verouderde informatie. Als tip wil ik je meegeven dat alles op google van voor 2016 als het over relatiegeschenken of eten en drinken op de zaak gaat achterhaald is.

In dit artikel lees je hoe het wel moet.

Wanneer valt een geschenk onder relatiegeschenken en wanneer onder verkoopkosten?

Een relatiegeschenk is een incidentele gift die je als bedrijf geeft aan bestaande relaties. Met relaties bedoel ik zowel leveranciers als klanten. Personeel valt hier niet onder, daar heb ik het straks apart nog over.

Belangrijk is om te beseffen dat het om een bestaande relatie gaat. Een gift om nieuwe klanten te werven hoort hier niet bij. De kosten van die geschenken vallen onder acquisitie en zijn gewone bedrijfskosten.

Ook reclameacties zoals ‘2 halen, 1 betalen’ zijn gewone bedrijfskosten en vallen niet onder relatiegeschenken.

Relatiegeschenken van onder de 227 euro per jaar per klant.

Er is een leuke uitzondering van toepassing op relatiegeschenken van onder een bepaald bedrag: Je mag zolang je onder de €227,- uitgeeft per jaar per relatie altijd de omzetbelasting aftrekken als voorbelasting bij de btw-aangifte.

Voor zzp’ers zal dit bijna altijd het geval zijn. Ik weet dat ik zelf ongeveer 30 euro per klant uitgeef per jaar.

Mag ik de btw aftrekken: ja of nee?

Over alles wat boven die € 227,- uitkomt moet je na gaan denken of je de btw mag aftrekken of niet. Voor relatiegeschenken geldt de volgende regel: Als de ontvanger van het geschenk dit zelf voor zijn bedrijf zou hebben gekocht, had hij dan recht gehad op btw-aftrek voor in ieder geval meer dan 50%? Als het antwoord op die vraag ‘nee’ is, dan mag je de btw niet aftrekken.

Als je dus een geschenk aan een particulier geeft dat meer waard is dan € 227 exclusief btw dan kan je nooit de btw aftrekken.

80% of 100% van de kosten op de zaak

Standaard wordt ervan uitgegaan dat je 80% van de relatiegeschenken op de zaak mag zetten omdat relatiegeschenken een subcategorie van representatiekosten is.

Toch mag je geschenken die niet in de consumptieve sfeer zitten voor 100% aftrekken mits de ontvanger meer dan 50% van de btw had kunnen aftrekken als hij het zelf gekocht had.

Wat onder de consumptieve sfeer valt is het volgende: voedsel, drank en/of sigaren. Als je dat aan je relaties geeft mag je wel maar 80% aftrekken van de zaak.

Let op: over deze alinea is veel discussie, het is een grijs gebied. Vraag aan je boekhouder wat die ervan vindt of vraag het na bij de belastingtelefoon.

Overigens kan je ook alles boven de €4.500,- aftrekken, maar dan heb je pas meer dan 80% als je minimaal €22.500,- aan representatiekosten hebt gemaakt.

Andere relatiegeschenken, mits te gebruiken voor de zaak, kunnen wel voor 100% op de zaak worden gezet.

Relatiegeschenken aan het personeel

Ook voor relatiegeschenken aan het personeel geldt het drempelbedrag van €227,- per jaar per personeelslid om de omzetbelasting te mogen aftrekken. Gelukkig tellen alleen de uitgaven waarover je omzetbelasting hebt betaald. Een dertiende maand of een winstdeling telt niet mee voor het drempelbedrag.

In eerste instantie wordt een kerstpakket gezien als loon in natura voor de werknemer. De waarde van dit pakket is dan ook belast met loonheffingen. Maar gelukkig is daar een uitzondering op: als je minder dan 1,2% van de loonsom uitgeeft aan een geschenk voor de werknemer dan blijf je binnen de vrije ruimte. Dan hoef je geen extra loonbelasting te betalen.

Is de totale waarde meer dan 1,2%? Dan maakt de werkkostenregeling het mogelijk om geschenken en/of kerstpakketten aan te wijzen als eindheffingsloon.

Er wordt dan over het gedeelte dat boven de vrije ruimte uitkomt 80% eindheffing geheven voor rekening van de werkgever.

De kosten van het pakket zijn bij de werkgever wel volledig aftrekbaar als loonkosten.

Kom je er zelf niet uit? Dan kan je altijd contact met mij opnemen. Ik kan je vrijblijvend advies geven, maar ook je boekhouding voor je uit handen nemen.

Daarnaast kan ik ook je aangifte inkomstenbelasting doen.