Je auto gebruik je voor alles. Dus ook voor je onderneming. Je denkt vast nu de benzineprijzen zo hoog zijn: “hmm… zal ik de auto dan toch op mijn zaak zetten?”.

Al gekozen? Pech!

Als je al gekozen hebt voor privé of zakelijk dan mag je niet zomaar switchen. Wat wel mag is switchen als je een nieuwe auto koopt of je niet meer je auto privé gaat gebruiken (of niet meer zakelijk). De uitzondering hierop is wanneer je al een privéauto hebt bij de start van je bedrijf. Dan kies je op dat moment of je die privé wilt houden of dat je de auto op de zaak zet.

Wel moet je de waarde bepalen van de auto op het moment dat je die zakelijk gaat gebruiken. Op die waarde schrijf je dan af. (Afschrijven: Kosten in 5 jaar aftrekken in plaats van in één keer, wettelijk verplicht boven de 450 euro voor investeringen).

Verplichting
Soms heb je geen keuze. Als je minder dan 10% zakelijk rijdt, dan mag de auto niet op de zaak. Als je meer dan 90% zakelijk rijdt dan moet de auto op de zaak.

Zakelijke auto

Kosten

Alle kosten van je auto mag je als kosten opgeven in je winst- en verliesrekening. Van benzine tot verzekering, geurhangers en de wasstraat. Ook de aanschafwaarde is aftrekbaar (let op: de aanschafwaarde schrijf je in 5 jaar af, tenzij je startend ondernemer bent).

Voor een operational lease zijn de maandelijkse leasefacturen aftrekbaar, bij financial lease is alleen de rente aftrekbaar als kosten. De aflossing wordt afgelost op de lening die op de balans staat.

Omzetbelasting

De btw die je over al deze kosten betaalt, mag je terugvragen. Let er wel op dat daar een btw privé correctie over betaald wordt bij de btw-aangifte van het 4e kwartaal.

Deze correctie wordt bepaald over het werkelijke privégebruik. Dit kun je aantonen door een sluitende kilometerregistratie te hebben.

Heb je geen kilometerregistratie? Dan bereken je hoeveel 2,7% van de cataloguswaarde van de auto is (inclusief btw en bpm). Dat bedrag is dan je btw-correctie. Let op: heb je bij de aankoop van de auto geen btw betaald? Dan mag je voor deze berekening 1,5% rekenen.

Wat wel aardig is: de btw-correctie mag niet hoger zijn dan alle btw die is afgetrokken gedurende het jaar. Let er wel op dat je daar de eerste 5 jaar nog 20% van de btw van de aanschaf bij op moet tellen.

Inkomstenbelasting

Rij je meer dan 500 kilometer privé? Dan moet je bijtelling betalen. Hoeveel je moet bijtellen hangt af van de cataloguswaarde van de auto, de CO2-uitstoot en de datum van afgifte van het kenteken. Meestal is dit 22%. Stel dat de cataloguswaarde van je auto 20.000 euro was, dan moet je 20.000 x 22% = 4.400 euro boven op je winst tellen bij de inkomstenbelastingaangifte. Je betaalt dus niet die 4.400 aan inkomstenbelasting, maar je betaalt inkomstenbelasting over die 4.400 euro.

En nog een extra tip: op sommige auto’s (elektrische) kun je wellicht ook milieu-investeringsaftrek krijgen.

Privéauto

Kosten

Je mag geen kosten aftrekken. Het enige wat je mag aftrekken is 19 cent per kilometer. Ook bijvoorbeeld parkeergeld voor een zakelijke afspraak, zit al in die 19 cent vergoeding per kilometer.

Omzetbelasting

Ook al mag je alle kosten niet aftrekken, bewaar wel alle bonnetjes! Want je mag wel evenredig naar hoeveel je zakelijk hebt gereden de btw aftrekken. Stel je voor dat je 1.000 euro aan omzetbelasting hebt betaald door het jaar heen en je 30% zakelijk hebt gereden, dan mag je 1.000 x 30% = 300 euro extra aftrekken bij je omzetbelastingaangifte van het 4e kwartaal. Zorg hierbij wel voor een sluitende kilometerregistratie.

Inkomstenbelasting

De enige invloed die een privéauto heeft op je inkomstenbelasting is dat je 19 cent per kilometer mag aftrekken als kosten. Dit bedrag gaat dus van je winst af waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Dit zet je niet apart op je inkomstenbelastingaangifte, dit is al verwerkt in je boekhouding.

Berekening

En hoe bereken je of het voordeliger is om de auto op de zaak of privé te hebben? Ik raad deze tool aan om dit te berekenen van berekenhet.nl.

Ik ga geen voorbeelden geven, het is zo afhankelijk van je eigen omstandigheden. Tip; speel even met deze tool. Als je verwacht dat je 20.000 kilometer zakelijk gaat rijden en 10.000 privé, zet de tool dan ook even op 30.000 kilometer zakelijk en 5.000 privé. Kijk waar de grens is, wanneer het voordeliger is om de auto op de zaak of juist privé te zetten. En beslis dan wat je gaat doen.

Vragen over bovenstaand artikel? Neem contact met ons op.

Auteur: Karen Klaus – van Staalduine. Meer weten over Karen?

Bijna alle klanten van KVS Administraties gebruiken Moneybird voor hun boekhouding. Wij hebben al jarenlang ervaring met dit boekhoudprogramma en ik leg je in dit artikel graag uit waarom wij met Moneybird werken.

Waarom werkt KVS Administraties met Moneybird?

Moneybird is een van de meest gebruiksvriendelijke boekhoudprogramma’s die ik tot nu toe heb gebruikt. Niet alleen voor ons als boekhouder, maar vooral ook voor de zzp’er.

Mijn klanten zijn ondernemers die zelf grip willen houden op hun administratie, op hun cijfers. Ze boeken zelf hun administratie in, ik controleer het en adviseer waar nodig. Door de categorieën van Moneybird (en die ik of de klant zelf heeft toegevoegd) kan ik namelijk zien waar het geld naartoe gaat en kan ik makkelijk vergelijken met vorige periodes.
Hieronder ga ik in op een aantal verschillende onderdelen van Moneybird en hoe ik en mijn klanten die gebruiken.

Facturen
Via de administratie-instellingen kun je zelf je sjabloon voor verkoopfacturen personaliseren. Wat ik fijn vind, is dat als je de verkoopfactuur aan het maken bent je gelijk ziet hoe die eruit komt te zien. Ook kun je aangeven wanneer de factuur verzonden moet worden. Het is ook fijn dat je periodieke facturen kunt aanmaken, zelf heb ik maandabonnementen voor mijn klanten met elke maand dezelfde bedragen. Ik maak nu 1 keer de factuur aan en selecteer dat deze bijvoorbeeld nog 12 keer moet worden aangemaakt.

Inkomend
Moneybird heeft voor mijn gevoel veel geïnvesteerd in het zo automatisch mogelijk maken van de administratie. Dat zie je goed terugkomen in Inkomend. Zo kun je naar een speciaal e-mailadres (kijk bij het apenstaartje bij Inkomend) de inkoopfacturen die via de mail binnenkomen doorsturen. Deze facturen worden al zo goed mogelijk ingeboekt door Moneybird waardoor je het alleen nog maar hoeft te controleren. Zo hoef je dus niet alle facturen ergens te bewaren en dan allemaal in 1 keer in te boeken. Nee, terwijl je je e-mail bekijkt verstuur je ze gewoon naar Moneybird. Fluitje van een cent!

Bank
Het feit dat er voor veel banken al een boekhoudkoppeling is, helpt met het up-to-date houden van je administratie. En als je bank (nog) geen boekhoudkoppeling ondersteunt kun je het via Ponto regelen. Wat ik ook fijn vind, is dat Moneybird al veel zelf boekt. Dit scheelt je kostbare tijd waardoor je meer kan ondernemen.

Contacten
Doordat Moneybird gegevens kan ophalen als je alleen nog maar de bedrijfsnaam van de klant of leverancier hebt ingetypt, hoef je bijna niets handmatig in te vullen bij het aanmaken van nieuwe contacten. Alleen bij particuliere klanten moet je dus nog zelf alle gegevens invullen. Als je contacten toevoegt kun je heel makkelijk bij facturen en inkomende stukken een contact selecteren. Ook kiest Moneybird bij het versturen van e-mails met facturen als je de juiste ‘tags’ gebruikt de voornaam of volledige naam voor de aanhef van de mail uit je contacten. Zeker handig om dit goed in te vullen dus.

Rapporten
En dan voor de boekhouder en de ondernemer het belangrijkste deel: de rapportages. Wat tof is, is dat je hier in 1 oogopslag kunt zien hoeveel winst er is in een bepaalde periode, wat je aan btw zal moeten betalen, zodat je dat opzij kunt zetten op je spaarrekening, en hoeveel euro je nog moet krijgen van klanten of moet betalen aan leveranciers. Ook kun je hier makkelijk doorklikken als je meer gedetailleerde informatie wilt zien.

Onder rapporten kun je ook je btw-aangifte doen. Dat adviseer ik al mijn klanten. Hierdoor hoef je niet meer in te loggen bij de belastingdienst en kan ik als boekhouder zien wie al wel of niet de aangifte heeft verstuurd.

Aanrader?
Als ondernemers een nieuw boekhoudprogramma zoeken, en zeker als ze een dienstverlenende ondernemer zijn, raad ik Moneybird aan. Je kunt veel automatiseren (zoals periodieke facturen aanmaken, boekhoudregels opslaan zodat het de volgende keer automatisch geboekt wordt) en je hebt het zo in de vingers. Ook is het te betalen, heel belangrijk!

Ben je benieuwd naar Moneybird? Met deze link krijg je 4 maanden gratis toegang tot Moneybird, zodat je goed kunt kijken of het bij jou past.
Vragen? Stuur mij een mailtje via de contactpagina.

Auteur: Karen Klaus – van Staalduine. Lees hier meer over Karen.