Dit is een gastblog geschreven door Karen van Staalduine van KVS Administraties.
Wanneer je net begint met je bedrijf is het handig om je administratie meteen goed op te zetten, maar ook als je al langere tijd bezig bent is het goed om nog even te checken of jij je administratie goed bijhoudt.
Een goede administratie is van levensbelang voor je bedrijf. Dit bedoel ik letterlijk; zonder administratie weet je niet wat je winst is en hoeveel belasting je moet betalen. Mocht er dan later een controle komen van de belastingdienst dan kun je in de problemen komen. Gelukkig valt het wel mee hoeveel je moet doen, zolang je het maar regelmatig bijhoudt.
De administratie moet je zeven jaar bewaren. Niet alleen je inkoop- en verkoopfacturen en bankafschriften, maar ook je agenda, je aantekeningen, je contracten, correspondentie en software/databestanden.
Allereerst is het van belang om een zakelijke bankrekening te nemen. Dit is niet wettelijk verplicht maar staat professioneler dan een privébankrekening.
Bijkomend voordeel is dat je een bankkoppeling kunt maken met een boekhoudpakket zodat je niet elke keer hoeft in te loggen in de bankomgeving en mutaties hoeft te downloaden.
Denk goed na over of je de administratie zelf gaat doen of dat je het uitbesteedt. Veel startende ondernemers willen geen geld uitgeven aan zaken die ze zelf kunnen doen. Daar ben ik zelf ook schuldig aan. Nu, na me 2 jaar te hebben geërgerd aan mijn zelfgemaakte site heb ik dit jaar het grafische deel uitbesteed. Ik ben nu heel trots op mijn website.
Als je beslist om je administratie uit te besteden kan je dat veel geld opleveren, je kan namelijk nooit alle regels weten en alles over wetswijzigingen bijhouden. Ik lees bijvoorbeeld elke dag een samengestelde mail met alle nieuwe wetgeving en uitspraken van rechtszaken van die dag. Daardoor kan ik je ook tips geven en informeren als er iets verandert.
Mocht je het zelf willen doen, maar toch een steuntje in de rug willen; ik heb intussen de dienst waarbij ik elke maand de administratie voor je controleer in je eigen boekhoudprogramma.
Als je de administratie zelf gaat doen, koop dan een basis administratieboek zoals Administratie voor Dummies of doe een cursus. Zo leer je de basis van de administratie en boekhouding kennen.
Je kunt veel googelen, maar dit zou ik niet doen. Veel informatie is achterhaald of gewoonweg fout. Als je bijvoorbeeld op ‘eten en drinken aftrekbaar’ zoekt, zie je dat alles van voor 2016 uitgaat van een aftrekpercentage van 73,5%, terwijl dat inmiddels al 80% is.
Koop/maak de volgende zaken:
Een administratie bestaat uit de volgende dagboeken:
Daarnaast moet je natuurlijk je btw-aangiftes doen en na het afsluiten van het jaar de aangifte inkomstenbelasting.
In je verkoopboek doe je al je verkoopfacturen.
Hierin doe je alle facturen die binnenkomen, die jij moet betalen. Ik zie vaak dat beginnende ondernemers de kosten pas in de boekhouding zetten als ze betaald hebben. Dit “kasstelsel” mag alleen als je een van de volgende beroepen hebt:
Alle andere ondernemingen moeten het “factuurstelsel” hanteren: zodra je een factuur verstuurt of krijgt boek je de factuur in op de factuurdatum. Dus ook al betaal je een factuur in kwartaal 2, als je hem in kwartaal 1 hebt gekregen gaat de btw mee in de btw-aangifte van kwartaal 1.
In het bankboek doe je alle bankafschriften en pinbonnen. Zonder de pinbonnen kan je geen btw aftrekken omdat je geen bewijs hebt dat er btw in rekening is gebracht. Per bankrekening heb je een bankboek, dus ook voor je spaarrekeningen. Mocht je een gemengde privérekening hebben waar ook zakelijk van betaald wordt en zakelijk binnenkomt, dan heb je geen bankboek nodig maar een “memoriaalboek”. Hier zet je alleen de betalingen in die met de zaak te maken hebben.
Een kasboek is verplicht zodra je contant geld binnenkrijgt en vaak zakelijk contant betaalt. Als je dus zo nu en dan een contante betaling doet dan kan je dit boeken in het memoriaalboek:Zet de kosten op de zaak, de tegenboeking is “privé onttrekkingen en stortingen”. Je hebt dan wel in ieder geval de bon nodig van de contante transactie.
Als je wel een kasboek moet bijhouden doe dit dan op de volgende manier:
Bewaar alle kasbonnen op datum in de fysieke map onder het tabblad “Kas”. Geef elke kasbon een opvolgend nummer, de nieuwste komt telkens bovenaan.
Maak een sjabloon in Excel om alle transacties bij te houden. In dit sjabloon staan de volgende zaken:
Later boek je dit gehele kasboek in je boekhoudprogramma in.
Dit is een dagboek waar alle “overige financiële mutaties” in komen. Je kunt hier de volgende mutaties kwijt:
Het meest lastige aan een administratie is: wat mag je als kosten opgeven? De belastingdienst zegt hier het volgende over:
“Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben.”
Dus zolang je een onderbouwing hebt kan je redelijkerwijs veel aftrekken als kosten voor je onderneming. Wel zijn er uitzonderingen, hieronder de meest voorkomende:
Kantoorinrichting
De inrichting, meubels, van je kantoor aan huis zonder eigen voordeur of sanitair is niet aftrekbaar van je bedrijf. De belastingdienst ziet dit als persoonlijke inrichting. Wel kun je je pc, je printer en je kantoorbenodigdheden aftrekken.
Werkkleding
Kleding voor je werk kan je alleen aftrekken van je omzet als er of een 70cm2 logo op de buitenkant van het kledingstuk zit of het niet privé te gebruiken is (zoals een schildersoverall) of die je achterlaat op je werk (wat vaak niet kan omdat je als ondernemer vaak overal en nergens bent).
Representatiekosten
Hieronder vallen o.a. eten en drinken dat je onderweg nuttigt en relatiegeschenken. Van eten en drinken dat je onderweg nuttigt mag je niet de btw aftrekken en maar 80% van de gehele kosten op de zaak zetten. Hoe je relatiegeschenken boekt is elke keer anders.
Twee voorbeelden:
Alle fysieke spullen die je koopt (inclusief je website) die boven de 450 euro exclusief btw zijn, moet je in 5 jaar afschrijven (behalve in je eerste startersjaar, dan kan je ervoor kiezen om het gehele bedrag in 1x op kosten te zetten). De btw mag je wel in het jaar van aankoop in een keer op de btw-aangifte zetten.
Je bedenkt een redelijke “restwaarde” van het product, de overige kosten zet je op de balans. Aan het eind van ieder jaar zet je 1/5 van dat product op kosten en haal je die 1/5 van de balans af. De restwaarde blijft staan totdat je het product hebt weggegooid of verkocht.
Karen van Staalduine is boekhoudster vanuit haar bedrijf KVS Administraties. Heb jij hulp nodig bij het opzetten van je administratie of wil je de hele boekhouding uitbesteden?