'Ondernemen wordt een eitje!'
Een eigen boekhoudkantoor. Eigen baas. Het is Karens lust en haar leven. In acht jaar tijd groeide KVS Administraties uit tot een boekhoudkantoor voor de (creatieve) ZZP’er, eenmanszaak en besloten vennootschap. Bij de creatieve ZZP’ers (en coaches) voelt ze zich enorm thuis (‘ik spar graag met ze en merk dat ik juist met deze groep een grote klik heb’) én ze heeft een zwak voor ondernemers met ‘een beperking’. Dat laatste is niet zonder reden. Tenslotte begon Karen haar bedrijf op 1 januari 2017 vanuit een Wajong-uitkering. ‘Want stil zitten, niks doen en mijn hand ophouden, dat past me niet.’ Nu, in 2024, heeft Karen 4 boekhouders in dienst en een assistent. Plannen om groter te worden? “Jazeker! We blijven langzaam groeien om alles goed te kunnen behappen, maar groeien doen we.”
Zekerheid
Ze weet het: ondernemers willen graag ondernemen. Administratie blijft voor hen een vervelende bijzaak. Logisch, ook. En gelukkig is er KVS Administraties om deze last van hun schouders te nemen. ‘Menigeen vindt het ‘eng’ om met een programma als Moneybird te werken’, vertelt Karen. Toch traint ze haar klanten hier graag in. ‘Wij kunnen de administratie ook iedere maand, achteraf, inkloppen, maar dan heb je als ondernemer geen up-to-date info over hoe het met je bedrijf gaat’, weet ze. KVS Administraties categoriseert Moneybird, zorgt voor de juiste grootboeken en administratieve posten, waarna de ondernemer zelf de standaardhandelingen kan uitvoeren. ‘Zo krijgt een ondernemer heel duidelijk inzicht in de kosten van het eigen bedrijf. Door alles via het dashboard inzichtelijk te maken, kun je als ondernemer veel beter op resultaat sturen.’ Daarnaast biedt het hebben van een ‘eigen’ boekhouder haar klanten precies de zekerheid die zij nodig hebben. ‘Klanten willen graag duidelijkheid en zekerheid, zodat ze zich over de administratie geen zorgen hoeven te maken.’ Die zekerheid biedt KVS Administraties.
‘Maar natuurlijk doen we meer!’ Denk aan het afsluiten van een fiscaal (boek)jaar, de jaaraangifte, tussentijds sparren met ondernemers, de salarisadministratie, etc. Als voorbeeld haalt Karen de Btw-aangifte aan. ‘Daarin worden door ondernemers vaak veel fouten gemaakt. Bijvoorbeeld ten aanzien van het aanschaffen van kantoorinrichting, maar ook als je met een privéauto veel zakelijke kilometers rijdt. Vooral in de BTW laten klanten voordeel liggen.’
'Klik' met de klant
Betekent dit dat een boekhouder zichzelf altijd terugverdient, zoals ze zeggen? Karen: ‘Dat zul je mij niet horen zeggen. Maar bij mij weet je in ieder geval wel zeker dat alle geboekte posten juist gecategoriseerd zijn en dat daarover later met de fiscus geen problemen zullen ontstaan. Wel zorg ik ervoor dat alle voordelen gevonden worden; tenslotte heb ik als boekhouder niet voor niets een toegevoegde waarde. Daarnaast heb je, door KVS Administraties in te huren, als ondernemer ook de rust en de zekerheid dat je administratie goed geregeld is.’
‘Het liefst wil ik veertig uur per week werken’, vertelt Karen. Toch zit dat er voor haar niet in. Ze is snel moe en kan eenvoudigweg geen werkweken van veertig uur maken. De reden? Ze heeft autisme en een conversiestoornis. Door haar autisme heeft ze geen filter; elk geluidje komt binnen. Flauwvallen, zoals eerder, is er niet meer bij. Karen weet inmiddels de juiste balans te vinden. En sinds ze Maaike, Doree, Bertine, Heleen en Edwin in dienst heeft, gaat het Karen en KVS Administraties voor de wind.
‘Wat ik heel erg belangrijk vind, is de klik met de klant; samen even kunnen bijpraten, bijvoorbeeld.’ Dat samen kletsen heeft niet alleen maar een sociale functie, zo blijkt. ‘Tijdens deze gesprekken kom ik ook achter bepaalde dingen, die mij als boekhouder beter helpen om de klant van dienst te zijn. Door meer achtergrondinformatie te hebben, kan ik me niet alleen beter invoelen in de klant, maar ook administratieve kansen zien. Bijvoorbeeld een auto al dan niet op de zaak zetten omdat deze vooral zakelijk wordt gebruikt, of fiscale regels beter benutten omdat bepaalde uitzonderingen voor een specifieke klant van toepassing zijn…’
Daarnaast is ze erg precies en dat is natuurlijk een fantastische eigenschap voor een boekhouder. ‘Ik wil altijd heel precies weten hoe iets in elkaar steekt en ga pas ergens mee verder als ik volledig van de hoed en de rand weet.’
Gediplomeerde proffesional
In de loop der jaren heeft Karen zich gespecialiseerd in de boekhouding voor creatieve ZZP’ers en coaches. Denk hierbij aan artiesten, tekstschrijvers, fotografen en marketing. ‘Boekhouden is niet hun vak. Het mijne wel. Dat is doorgaans een erg fijne samenwerking.’ Karen is gediplomeerd en beschikt over de noodzakelijke professionaliteit en deskundigheid op haar vakgebied. Vanzelfsprekend blijft ze zich verder vaktechnisch bekwamen. ‘Laatst heb ik vier maanden belastingrecht gedaan en workshops belastingen gevolgd. En ik ben een van de oprichters van BuddyBoekhouders, een Whatsapp groep van zo’n 50 boekhouders. Niet alleen worden hier vragen gesteld en beantwoord, ook worden er workshops gegeven.
KVS administraties is sinds 1 januari 2017 operationeel. Sinds die tijd wist ze haar klantenbestand iedere paar jaar te verdubbelen. ‘Ik heb me gespecialiseerd in ZZP’ers, coaches en ondernemers met een beperking. Het feit dat ik ook een beperking heb, vindt deze laatste groep klanten erg fijn. Ik heb dezelfde moeilijkheden meegemaakt en heb net als hen de kracht om ondanks een beperking eigen baas te willen zijn. Ze weten dat ik weet hoe het is om een uitkering en zelfstandig ondernemerschap te combineren.’
Abonnement
De kennismaking met KVS Administraties gaat via een videogesprek. ‘Ik vraag dan vaak ook om toegang tot de huidige administratie en probeer in dat eerste gesprek dan al tips te geven over wat ik zoal tegenkom.’ In dat gesprek is Karen vooral zichzelf. ‘Ik ben transparant. Ik zeg wat ik wel en niet kan. Wat ik van de nieuwe klanten hoor is: het geeft me zoveel rust dat er iemand met mij meekijkt.’ In dat ‘meekijken’ met de klanten gaat ze verder dan men zou denken. ‘Ik kijk naar meer dan alleen de cijfers; als ik iets detecteer in een maand – denk aan vreemde overboekingen, of ineens hoge kostenposten -, dan vraag ik ernaar. Dat is wel mijn meerwaarde. Ik denk echt met de klant mee.’
KVS Administraties hanteert een schappelijk abonnementstarief, dat is gebaseerd op het aantal mutaties dat een ondernemer maandelijks heeft. Het starttarief voor eenmanszaken is 90 euro per maand (bij twintig bankmutaties) en voor bv’s 140 euro per maand (tot veertig mutaties). Let wel: de klanten plaatsen zelf hun facturen in het systeem (Moneybird). Karen: ‘In een wereld waarin steeds meer geautomatiseerd wordt, word ik steeds meer een adviseur en niet simpel meer een ‘inklopper van administratie’. Heerlijk. Of ik dit werk nog steeds met evenveel plezier doe? Zeker weten!’
Heb je vragen over jouw administratie of ben je op zoek naar hulp bij een georganiseerde boekhouding? Vraag dan nu een offerte op maat aan.